一、制造業(yè)采購成本控制的重要性

制造成本占總成本的絕大部分，高的占70% ~ 80%，低的占40% ~ 50%?？梢哉f，企業(yè)成本控制的重點和源頭是從采購成本開始的。有研究表明，某些行業(yè)采購成本降低1%，利潤就會上升10%，甚至更高。據相關報道，飛利浦和得力電器的財務數據顯示，采購成本每降低1%，兩家公司的利潤分別增加7.5%和16.5%。采購成本占總成本的比例越大，降低采購成本對利潤的貢獻就越大。所以在有經驗的管理人眼里，采購部門不僅是發(fā)生成本的部門，也是企業(yè)利潤來源的中心。對企業(yè)來說，控制好采購成本具有重要意義。具體來說，有以下幾個方面:

1.高采購周轉率可以提高資金周轉率。合理的采購數量和合適的采購時機，不僅可以避免生產車間的停工，還可以減少材料庫存和資金的積壓和占用。

2.采購部門在收集市場情報時，可以提供新的材料替代舊的材料，從而提高質量，降低成本。

采購控制體系的建立要從采購部門的組織架構、采購方式和流程、供應商管理以及采購部門的績效考核等方面入手，統(tǒng)籌規(guī)劃。

二、采購部門的組織結構

一般來說，采購部門有三種組織結構:分散的、集中的和混合的。不同的企業(yè)因其類型、性質和交付日期的不同而選擇不同的組織結構。一般來說，制造業(yè)更適合采用集中采購的組織形式。各部門的物料需求都集中在采購中心，各采購員負責各自種類的原材料和零部件的采購，互不重疊。集中采購組織有利于建立完善的物資體系，同時可以從供應商那里獲得更好的采購條件，包括價格、服務、質量等。

三、采購方式

就制造企業(yè)的采購而言，降低成本的方法有很多，概括起來有以下幾種:

1.詢問和協商方法。談判是買賣雙方為了各自的目標達成相互認可的協議過程。談判不限于價格，也適用于一些特定的需求。談判的方式通常期望降低采購價格約3% ~ 5%。

2.早期供應商參與ESI:在產品設計的早期，選擇伙伴關系的供應商參與新產品開發(fā)團隊。通過供應商的早期參與，新產品開發(fā)團隊可以根據供應商提出的性能規(guī)格要求盡早調整策略，借助供應商的專業(yè)知識達到降低成本的目的。

3.杠桿采購:避免組織內不同單位從同一個供應商處采購相同的零部件，但價格不同，卻互不了解，從而無緣無故失去節(jié)約采購成本的機會。應該重點擴大采購量，從而增加議價空間。

4.為采購方便而設計，DFP——自制和外購策略:在產品設計階段，采用共廠和工業(yè)標準件的標準和技術，方便原材料的方便。這樣可以大大減少自產所需的技術支持，同時降低成本生產。

5.價格和成本分析:這是專業(yè)采購的基本工具。對購買者來說，了解成本結構的基本要素是非常重要的。如果采購不知道采購物品的成本構成，就不能算是知道采購物品是否是公平合理的價格，同時也會失去很多降低采購成本的機會。

四、企業(yè)選擇采購成本策略所需考慮的因素

上述降低采購成本的策略只是理論方法。在實際的企業(yè)實踐中，在制定采購策略時應同時考慮以下因素。

產品的生命周期階段。購買數量與產品生命周期的階段直接相關。產品有導入期，成長期到成熟期，購買量會逐漸放大，購買量會逐漸減少，直到衰退期。

五、采購流程

在上面的物資采購流程圖中，幾乎每一個環(huán)節(jié)都與采購成本直接相關，其中有四個重要環(huán)節(jié):一是做訂單時對比庫存，在倉庫已有庫存的情況下重復采購，必然會增加資金占用，同時增加物資的自然消耗；其次，制定合理的物資采購目標成本，使實際成本和目標成本不會偏離太多；然后就是詢價和比價。在綜合考慮材料質量和交貨期的情況下，貨比三家，盡量選擇價格最低的供應商；最后是到貨時的質檢。如果保證了質量，就避免了因材料質量導致的返修、報廢、違約索賠等潛在成本的支出。

六、供應商管理

1.供應商的分類和評級。根據供應商資質證書，以及以往供應物資的質量和交貨期，分為一級供應商和二級供應商，為以后的采購決策提供依據。

2.按照原材料和零部件的種類進行分類，保證各類物料缺貨時能快速聯系到相應的供應商。

3.供應商的交貨時間是管理。如果供應商的發(fā)貨經常延遲，必然會給生產的運營帶來一系列的連鎖效應。交貨延遲造成的不利影響如下:

(1)導致生產車間斷料，影響生產進度和生產效率。

(2)材料交付的延遲間接導致成品交付的延遲。

(3)由于工作效率受到影響，需要增加工作時間，導致制造成本增加。

(4)交貨延遲導致客戶減少或取消合同，造成采購物資囤積等損失。

(5)交貨延遲導致采購和運輸檢驗成本增加。

從現實情況來看，很多企業(yè)的采購部門顯然對交貨延遲的影響認識不足，否則不會允許頻繁的交貨延遲。在今后的采購協議和合同中，應嚴格提前約定到貨時間以及供應商未能及時到貨時應采取的補救和處罰條款，并將交貨期的執(zhí)行情況作為供應商管理的重要內容。采購中心還應盡量避免訂貨提前期不足或緊急訂貨的情況。

七、采購部門的績效考核

1.采購部門存在的主要問題。目前，雖然大多數企業(yè)都建立了材料成本數據庫，但招標和比價都不是很理想:招標方式用得不多，詢價也只限于少數供應商，采購時往往習慣性地以固定老客戶為主，創(chuàng)新有限。其次，采購中心對供應商的成本分析不到位。在采購管理中，對供應商的采購成本、加工成本、運輸成本、利潤進行綜合分析，從而準確計算物料價格，從而在采購談判中處于有利地位，這一點非常重要。現在供應商的報價有時與合理售價相差很大，老客戶的折扣點往往低至10，高至50。因此，掌握對方的折扣底線，對于節(jié)約采購成本具有直接的指導意義。

2.采購部門的績效評估。要解決上述問題，最有效的方法就是對采購部門的績效進行評估。企業(yè)的績效部門可以構建一種內部招標機制，即將采購部門的某項采購任務同時分配給兩個獨立的采購人員，由他們獨立完成招標、詢價、比價，然后得到采購計劃。然后由采購部負責人對兩個方案進行比較，最終得出最佳采購方案，并計算出節(jié)約的采購成本，從而節(jié)約5% ~ 10%的差價，獎勵采購人員，充分調動采購人員的積極性。